TULUNGAGUNG, RADARTULUNGAGUNG.JAWAPOS.COM – Cara mengajukan permohonan internal di E-Office kini semakin mudah dipahami setelah adanya panduan langkah demi langkah mengenai proses pembuatan naskah dinas secara digital. Mulai dari pengisian metadata, penentuan pejabat pemberi persetujuan, hingga pengunduhan dokumen yang telah ditandatangani secara elektronik, seluruh proses dilakukan melalui satu aplikasi.
Bagi ASN maupun pegawai instansi pemerintah yang menggunakan sistem tersebut, memahami cara mengajukan permohonan internal di E-Office menjadi hal penting agar proses administrasi berjalan lebih cepat, tertib, dan terdokumentasi dengan baik.
Selain memangkas penggunaan dokumen fisik, sistem ini juga memungkinkan proses persetujuan dan penandatanganan dilakukan secara digital sehingga distribusi surat dinas menjadi lebih efisien.
Baca Juga: Jangan Sampai Salah ! Cara Isi SKP e Kinerja 2026 yang Benar agar Penilaian ASN Tidak Ditolak
Membuat Permohonan Internal Baru
Langkah pertama yang dilakukan adalah membuka aplikasi E-Office, kemudian memilih menu Permohonan Internal.
Setelah masuk ke menu tersebut, pengguna dapat menekan tombol Tambah untuk membuat permohonan baru. Selanjutnya, seluruh metadata dokumen naskah dinas harus diisi secara lengkap sesuai kebutuhan.
Informasi yang dimasukkan menjadi identitas utama dokumen sehingga perlu dipastikan telah sesuai sebelum proses dilanjutkan. Apabila seluruh data telah selesai diisi, pengguna tinggal menekan tombol Simpan.
Menentukan Pejabat Persetujuan dan Penandatangan
Tahapan berikutnya adalah menentukan pejabat yang akan memberikan persetujuan terhadap dokumen.
Pengguna cukup memilih tombol Tambah ACC, kemudian memilih pejabat yang berwenang melakukan persetujuan.
Setelah itu, pengguna juga harus menambahkan pejabat yang akan menandatangani dokumen melalui tombol Tambah TTD. Tahap ini menjadi bagian penting karena sistem akan mengirimkan dokumen kepada pihak yang telah ditentukan sesuai alur disposisi.
Unggah Draft Dokumen
Sesudah seluruh pejabat terkait ditambahkan, proses berlanjut ke tahap unggah dokumen.
Pengguna menekan tombol Lanjut, kemudian mengunggah draft naskah dinas dengan memilih menu Choose File.
Setelah file dipilih, klik tombol Unggah, kemudian tentukan jenis dokumen surat yang akan ditandatangani secara elektronik.
Tahapan ini memastikan sistem dapat mengenali format dokumen sebelum diproses lebih lanjut.
Mengatur Posisi Tanda Tangan Digital
Setelah file berhasil diunggah, pengguna dapat menentukan letak stiker tanda tangan digital.
Caranya dengan memilih ikon pensil berwarna hijau. Selanjutnya posisi dan ukuran stiker tanda tangan dapat disesuaikan pada halaman dokumen.
Apabila penempatan sudah dianggap tepat, pengguna cukup menekan tombol Simpan untuk melihat tampilan pratinjau atau preview dokumen.
Preview tersebut berguna memastikan tidak ada bagian dokumen yang tertutup maupun posisi tanda tangan yang kurang sesuai. Jika hasilnya telah benar, pengguna dapat kembali ke halaman sebelumnya untuk melanjutkan proses.
Distribusi Dokumen Hingga Selesai
Tahapan terakhir adalah mendistribusikan dokumen kepada pejabat yang telah dipilih sebelumnya.
Pengguna cukup menekan tombol Lanjut Distribusi, sehingga sistem akan mengirim dokumen secara otomatis kepada pejabat terkait untuk mendapatkan persetujuan maupun tanda tangan elektronik.
Selama proses berlangsung, perkembangan distribusi dapat dipantau melalui menu Permohonan Internal.
Pengguna tinggal memilih dokumen yang dimaksud, kemudian menekan tombol Lihat untuk mengetahui status terbaru apakah masih dalam proses, telah disetujui, atau sudah selesai ditandatangani.
Apabila seluruh tahapan telah rampung, dokumen resmi dapat diunduh kembali melalui menu yang sama. Pengguna cukup membuka dokumen, memilih tombol Lihat, lalu menekan Unduh untuk memperoleh file yang telah memiliki tanda tangan elektronik resmi.
Dengan alur digital tersebut, proses administrasi surat dinas menjadi lebih praktis, transparan, dan mudah dipantau. Seluruh tahapan mulai dari pembuatan permohonan, persetujuan, penandatanganan elektronik hingga pengunduhan dokumen dapat dilakukan tanpa harus berpindah aplikasi, sehingga pelayanan administrasi di lingkungan instansi pemerintah menjadi lebih efektif dan efisien.
Baca Juga: Jangan Sampai Salah ! Cara Isi SKP e Kinerja 2026 yang Benar agar Penilaian ASN Tidak Ditolak
Editor : Muhamad Ahsanul Wildan