TULUNGAGUNG, RADARTULUNGAGUNG.JAWAPOS.COM – Panduan E-Office menjadi informasi yang banyak dicari oleh aparatur sipil negara (ASN) maupun pegawai instansi yang telah menerapkan sistem administrasi berbasis digital. Salah satu fitur yang paling sering digunakan adalah menu Permohonan Internal untuk mengajukan naskah dinas secara elektronik.
Melalui panduan E-Office ini, pengguna dapat mengetahui seluruh tahapan mulai dari membuat permohonan baru, mengunggah draft dokumen, mengatur posisi tanda tangan elektronik, hingga mengunduh dokumen yang telah selesai diproses.
Seluruh proses dilakukan secara daring sehingga mempercepat pelayanan administrasi sekaligus mengurangi penggunaan dokumen berbentuk fisik.
Baca Juga: Jangan Sampai Salah ! Cara Isi SKP e Kinerja 2026 yang Benar agar Penilaian ASN Tidak Ditolak
Awali dengan Membuat Permohonan Baru
Pengguna terlebih dahulu membuka aplikasi E-Office, kemudian masuk ke menu Permohonan Internal.
Di halaman tersebut tersedia tombol Tambah yang berfungsi untuk membuat pengajuan baru. Setelah itu pengguna diminta melengkapi metadata naskah dinas sesuai informasi dokumen yang akan diproses.
Seluruh data harus diisi secara lengkap agar dokumen dapat diproses tanpa kendala. Setelah seluruh informasi dipastikan benar, langkah berikutnya adalah menyimpan data tersebut.
Tambahkan Pejabat yang Berwenang
Sistem kemudian meminta pengguna menentukan pejabat yang akan memberikan persetujuan terhadap dokumen.
Tahapan ini dilakukan melalui tombol Tambah ACC. Setelah pejabat persetujuan dipilih, pengguna juga harus menentukan pejabat yang akan memberikan tanda tangan elektronik melalui menu Tambah TTD.
Penentuan pejabat dilakukan sebelum dokumen dikirim agar alur persetujuan berjalan sesuai mekanisme yang berlaku di instansi masing-masing.
Upload Dokumen Naskah Dinas
Setelah seluruh pejabat ditentukan, pengguna melanjutkan ke proses unggah dokumen.
Melalui tombol Lanjut, pengguna diarahkan ke halaman upload file. Selanjutnya klik Choose File untuk memilih draft naskah dinas yang telah disiapkan.
Setelah file berhasil dipilih, tekan tombol Unggah, lalu tentukan jenis surat yang akan diproses menggunakan tanda tangan elektronik.
Tahapan ini memastikan sistem dapat memproses dokumen sesuai kategori yang dipilih.
Atur Letak Tanda Tangan Elektronik
Salah satu fitur penting pada E-Office adalah pengaturan posisi tanda tangan digital.
Pengguna dapat mengklik ikon pensil berwarna hijau untuk menentukan lokasi stiker tanda tangan pada dokumen.
Ukuran maupun posisi tanda tangan dapat disesuaikan hingga terlihat proporsional. Setelah selesai, tekan tombol Simpan untuk melihat tampilan preview.
Melalui preview tersebut, pengguna dapat memastikan seluruh isi dokumen tetap terbaca dengan jelas sebelum proses distribusi dilakukan.
Pantau Status dan Unduh Dokumen
Jika seluruh tahapan telah selesai, pengguna dapat menekan tombol Lanjut Distribusi.
Dokumen kemudian dikirim kepada pejabat yang telah dipilih sebelumnya untuk memperoleh persetujuan maupun tanda tangan elektronik.
Status distribusi dapat dipantau setiap saat melalui menu Permohonan Internal dengan memilih dokumen yang diinginkan lalu menekan tombol Lihat.
Apabila seluruh proses telah selesai, dokumen resmi yang telah memiliki tanda tangan elektronik dapat langsung diunduh melalui tombol Unduh.
Digitalisasi administrasi melalui E-Office membuat proses pengelolaan surat dinas menjadi jauh lebih cepat dibandingkan metode konvensional. Seluruh tahapan, mulai dari pembuatan permohonan, persetujuan, penempatan tanda tangan elektronik hingga pengunduhan dokumen, dapat dilakukan dalam satu sistem yang terintegrasi sehingga mendukung pelayanan pemerintahan yang lebih efektif, akuntabel, dan efisien.
Baca Juga: Jangan Sampai Salah ! Cara Isi SKP e Kinerja 2026 yang Benar agar Penilaian ASN Tidak Ditolak
Editor : Muhamad Ahsanul Wildan