TULUNGAGUNG, RADARTULUNGAGUNG.JAWAPOS.COM - Cara pemutakhiran data ASN di MyASN menjadi informasi penting yang wajib dipahami seluruh Aparatur Sipil Negara (ASN). Melalui Sistem Informasi Aparatur Sipil Negara (SISN) yang dikembangkan Badan Kepegawaian Negara (BKN), setiap ASN kini dapat memperbarui data kepegawaiannya secara mandiri melalui layanan digital.
Pemutakhiran data ASN bertujuan menciptakan data kepegawaian yang terintegrasi, transparan, akuntabel, sekaligus menjadi dasar pengambilan kebijakan berbasis data. Karena itu, setiap ASN diimbau memastikan seluruh informasi pribadinya telah sesuai dengan kondisi terbaru.
Dalam video sosialisasi BKPSDM, dijelaskan bahwa proses cara pemutakhiran data ASN di MyASN dapat dilakukan secara daring melalui laman ASN Digital milik BKN dengan beberapa tahapan yang harus diikuti secara berurutan.
Mengenal SISN dan Fungsi Utamanya
SISN merupakan Sistem Informasi Aparatur Sipil Negara yang dikembangkan BKN sebagai pusat pengelolaan seluruh data kepegawaian ASN di Indonesia.
Keberadaan sistem ini bertujuan mengintegrasikan berbagai layanan administrasi kepegawaian agar lebih cepat, efisien, dan mudah diakses. Selain itu, data yang tersimpan dalam SISN menjadi acuan pemerintah dalam menyusun berbagai kebijakan kepegawaian.
Melalui layanan MyASN, setiap ASN memiliki akses untuk melakukan pembaruan data secara mandiri sesuai kebutuhan.
Tahapan Login ke MyASN
Proses dimulai dengan membuka situs ASN Digital menggunakan Google Chrome, Mozilla Firefox maupun Microsoft Edge.
Selanjutnya ASN melakukan login menggunakan Nomor Induk Pegawai (NIP) sebagai username dan password masing-masing.
Sebagai bentuk pengamanan, sistem mewajibkan pengguna memasukkan One Time Code (OTC) yang diperoleh melalui Google Authenticator setelah aktivasi Multi Factor Authentication (MFA).
Setelah berhasil masuk, pengguna akan menemukan beberapa menu layanan. Untuk melakukan pembaruan data, ASN harus memilih menu Layanan Pendukung kemudian masuk ke MyASN dan memilih fitur Update Data.
Wajib Memilih Unit Verifikasi
Sebelum mulai memperbarui data, pengguna diwajibkan menentukan unit verifikasi terlebih dahulu.
Pada tahap ini ASN memilih BKPSDM atau unit kepegawaian sesuai instansi masing-masing. Setelah tersimpan, seluruh fitur pembaruan data dapat digunakan.
Di dalam menu tersebut tersedia sekitar 18 kategori data yang dapat diperbarui sesuai kebutuhan pengguna.
Data yang Tidak Bisa Diubah Sendiri
Meski sebagian besar data dapat diperbarui secara mandiri, terdapat beberapa riwayat yang menjadi kewenangan penuh BKN sehingga tidak dapat diedit oleh ASN.
Empat data tersebut meliputi riwayat pangkat dan golongan, riwayat pendidikan, riwayat Peninjauan Masa Kerja (PMK), serta riwayat pindah instansi.
Selain empat kategori tersebut, ASN dapat mengajukan perubahan data melalui MyASN.
Lengkapi Profil dan Pastikan NIK Terverifikasi
Pada menu ubah profil, ASN dapat mengganti foto formal serta melengkapi informasi pribadi.
Data yang bertanda bintang merah wajib diisi agar proses penyimpanan berhasil.
Hal paling penting ialah memastikan Nomor Induk Kependudukan (NIK) dan Nomor Kartu Keluarga (KK) telah terverifikasi dengan data Dukcapil. Indikator keberhasilannya ditandai munculnya centang berwarna biru.
Upload Dokumen Pendukung
Untuk perubahan data seperti riwayat jabatan, diklat, keluarga hingga SKP, sistem menerapkan tiga tahapan utama.
Pertama mengisi seluruh data yang diminta, kedua mengunggah dokumen pendukung sesuai jenis perubahan, kemudian tahap terakhir melakukan pengecekan ringkasan sebelum menekan tombol submit.
Dokumen yang diunggah harus sesuai dengan data yang diajukan agar proses verifikasi berjalan lancar.
Data Tidak Langsung Berubah
Setelah seluruh proses selesai, perubahan data tidak otomatis muncul pada akun ASN.
Semua usulan akan masuk ke akun administrator BKPSDM untuk dilakukan pemeriksaan terlebih dahulu. Jika seluruh dokumen dinyatakan sesuai, admin akan memberikan persetujuan atau approval sehingga data terbaru otomatis tersimpan dalam sistem.
BKPSDM juga mengingatkan agar ASN mengisi data sesuai kebutuhan dan memastikan seluruh dokumen pendukung lengkap sehingga proses verifikasi dapat berlangsung lebih cepat.
Melalui pemutakhiran data secara berkala, pemerintah berharap tercipta satu data ASN yang valid sebagai fondasi pelayanan birokrasi yang semakin modern, efisien, serta mendukung transformasi digital manajemen kepegawaian nasional.
Editor : Muhamad Ahsanul Wildan