TULUNGAGUNG, RADARTULUNGAGUNG.JAWAPOS.COM - Implementasi SRIKANDI menjadi salah satu langkah pemerintah dalam mempercepat transformasi digital administrasi perkantoran. Melalui sebuah video tutorial yang disampaikan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Cilacap, dijelaskan tahapan penting yang wajib dipahami oleh Admin Organisasi Perangkat Daerah (OPD) sebelum aplikasi tersebut digunakan secara resmi.
Dalam tutorial tersebut disebutkan bahwa SRIKANDI mulai dipersiapkan untuk digunakan sejak 18 Januari 2023. Sebelum sistem berjalan penuh, seluruh admin OPD diminta melakukan uji coba agar memahami alur pengelolaan data organisasi di dalam aplikasi.
Aplikasi SRIKANDI merupakan sistem informasi kearsipan dinamis terintegrasi yang digunakan instansi pemerintah untuk mengelola surat menyurat dan arsip secara elektronik. Karena itu, peran admin OPD menjadi sangat penting sebagai pihak yang pertama kali melakukan konfigurasi organisasi.
Baca Juga: ASN Kemenag Jangan Sampai Salah ! Ini Dokumen Wajib Upload SKP dan Sertifikat di Simpeg 5
Admin OPD Harus Login Melalui Portal Resmi
Tutorial dimulai dengan proses masuk ke halaman layanan SRIKANDI menggunakan akun Admin OPD yang telah diberikan. Setelah berhasil login, pengguna akan melihat dashboard utama yang menampilkan hak akses sebagai Admin Satker atau OPD.
Melalui dashboard tersebut, admin dapat mengubah data pribadi, mengganti kata sandi, hingga melihat riwayat aktivitas akun. Namun tugas utama admin bukan berada pada pengaturan akun, melainkan melakukan konfigurasi organisasi.
Tahap Pertama Membuat Unit Kerja
Langkah awal yang harus dilakukan ialah membuat unit kerja.
Admin membuka menu Administrasi kemudian memilih Unit Kerja dan menekan tombol "Buat Baru". Selanjutnya admin memilih induk organisasi, mengisi nama unit kerja, singkatan unit, hingga kode nomenklatur yang telah ditetapkan instansi.
Alamat unit kerja bersifat opsional, sedangkan seluruh kolom bertanda bintang wajib diisi sebelum data disimpan.
Setelah berhasil dibuat, struktur unit kerja dapat dilihat dalam bentuk bagan organisasi sehingga lebih mudah dipahami.
Selanjutnya Menambahkan Jabatan
Setelah unit kerja selesai dibuat, admin melanjutkan ke menu Jabatan.
Pada tahap ini admin menentukan nama jabatan sesuai struktur organisasi, misalnya Kepala Bidang, lalu menghubungkannya dengan unit kerja yang telah dibuat sebelumnya.
Bagan jabatan nantinya akan memperlihatkan hubungan antara organisasi dan pejabat yang berada di dalamnya sehingga memudahkan proses administrasi elektronik.
Cara Membuat Pengguna di SRIKANDI
Tahapan berikutnya ialah membuat akun pengguna.
Admin memilih menu Pengguna kemudian menentukan hak akses sebagai User. Dalam tutorial dijelaskan bahwa terdapat beberapa jenis hak akses seperti Admin Satker, Tata Usaha, User, Unit Kearsipan, hingga Admin SIKS.
Khusus fitur pengiriman surat ke luar instansi tidak perlu dicentang untuk sebagian besar pengguna OPD karena kewenangan tersebut hanya dimiliki pejabat tertentu seperti Bupati atau Sekretaris Daerah.
Admin kemudian mengisi data pengguna mulai dari NIP, nama lengkap, jabatan, email, username, hingga kata sandi minimal delapan karakter.
Tutorial juga menyarankan agar username menggunakan nama jabatan, bukan nama pribadi. Cara ini dinilai lebih praktis ketika terjadi mutasi pejabat karena akun tetap dapat digunakan tanpa harus membuat akun baru.
Semua Struktur Organisasi Harus Dibuat
Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Cilacap menegaskan bahwa tugas Admin OPD belum selesai hanya dengan membuat satu contoh data.
Seluruh unit kerja yang ada di OPD wajib dimasukkan ke dalam sistem, termasuk seluruh jabatan beserta akun penggunanya.
Jika terdapat beberapa pegawai dengan jabatan yang sama, admin cukup membuat satu nama jabatan. Perbedaan antarpegawai dilakukan melalui akun pengguna masing-masing.
Melalui langkah tersebut diharapkan implementasi SRIKANDI dapat berjalan lebih tertata sehingga pengelolaan arsip digital dan surat elektronik di lingkungan pemerintah berlangsung lebih efektif, cepat, dan sesuai struktur organisasi yang berlaku.
Baca Juga: ASN Kemenag Jangan Sampai Salah ! Ini Dokumen Wajib Upload SKP dan Sertifikat di Simpeg 5
Editor : Muhamad Ahsanul Wildan