TULUNGAGUNG, RADARTULUNGAGUNG.JAWAPOS.COM - Pemerintah terus mendorong digitalisasi administrasi melalui penerapan aplikasi SRIKANDI. Sebelum sistem digunakan secara penuh, setiap Admin Organisasi Perangkat Daerah (OPD) diwajibkan memahami tahapan konfigurasi awal agar seluruh proses surat menyurat dan pengelolaan arsip dapat berjalan tanpa hambatan.
Hal tersebut dijelaskan dalam video tutorial yang disampaikan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Cilacap. Materi tersebut berisi panduan lengkap penggunaan SRIKANDI, khususnya bagi admin yang bertanggung jawab mengatur struktur organisasi dalam aplikasi.
Melalui tutorial tersebut, admin memperoleh gambaran mengenai proses login hingga pembuatan akun pengguna yang nantinya akan dipakai seluruh pegawai sesuai kewenangan masing-masing.
Baca Juga: ASN Kemenag Jangan Sampai Salah ! Ini Dokumen Wajib Upload SKP dan Sertifikat di Simpeg 5
Langkah Awal Mengakses Sistem
Admin terlebih dahulu membuka portal layanan SRIKANDI menggunakan akun resmi yang telah diberikan.
Setelah berhasil masuk, sistem menampilkan dashboard yang berisi informasi hak akses, pengaturan profil, perubahan kata sandi, hingga riwayat aktivitas pengguna.
Menu inilah yang menjadi pusat pengelolaan seluruh konfigurasi organisasi.
Unit Kerja Menjadi Fondasi Sistem
Tahap pertama yang harus dilakukan ialah menyusun unit kerja.
Melalui menu Administrasi, admin memilih Unit Kerja kemudian membuat struktur organisasi sesuai kondisi nyata di instansi masing-masing.
Setiap unit kerja harus memiliki nama, singkatan, serta kode nomenklatur agar sistem mampu menghasilkan penomoran administrasi secara otomatis.
Struktur yang telah dibuat dapat ditampilkan dalam bentuk bagan sehingga memudahkan proses pengecekan organisasi.
Menentukan Jabatan Sesuai Struktur Organisasi
Setelah unit kerja selesai, admin melanjutkan pembuatan jabatan.
Contohnya Kepala Bidang ditempatkan pada unit kerja bidang tertentu sehingga hubungan antara organisasi dan pejabat dapat dikenali oleh sistem.
Bagan jabatan memperlihatkan posisi setiap pejabat dalam struktur OPD secara lebih jelas.
Pembuatan Akun Pengguna
Tahap terakhir ialah membuat akun pengguna.
Admin menentukan hak akses, memilih unit kerja, jabatan, kemudian melengkapi identitas seperti NIP, nama lengkap, email, username, dan kata sandi.
Tutorial menyarankan penggunaan username berdasarkan nama jabatan agar akun tetap dapat dipakai ketika terjadi pergantian pejabat.
Sementara itu, fitur pengiriman surat ke luar instansi hanya diperuntukkan bagi pejabat tertentu yang memiliki kewenangan resmi sehingga sebagian besar pengguna OPD tidak perlu mengaktifkan opsi tersebut.
Seluruh Data Harus Lengkap
Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Cilacap mengingatkan bahwa seluruh unit kerja, jabatan, dan pengguna wajib dimasukkan sebelum aplikasi digunakan.
Apabila terdapat beberapa pegawai dengan jabatan yang sama, cukup dibuat satu jenis jabatan. Identitas masing-masing pegawai dibedakan melalui akun pengguna yang berbeda.
Dengan konfigurasi tersebut, implementasi SRIKANDI diharapkan mampu mendukung tata kelola pemerintahan berbasis elektronik sekaligus mempercepat pengelolaan arsip dan surat dinas secara digital.
Selain meningkatkan efisiensi administrasi, penggunaan SRIKANDI juga membantu menjaga konsistensi struktur organisasi dalam sistem sehingga seluruh proses persuratan dapat terdokumentasi secara lebih rapi, aman, dan mudah ditelusuri ketika dibutuhkan di kemudian hari.
Baca Juga: ASN Kemenag Jangan Sampai Salah ! Ini Dokumen Wajib Upload SKP dan Sertifikat di Simpeg 5
Editor : Muhamad Ahsanul Wildan