TULUNGAGUNG, RADARTULUNGAGUNG.JAWAPOS.COM – Tutorial SRIKANDI menjadi panduan penting bagi admin Organisasi Perangkat Daerah (OPD) sebelum aplikasi resmi digunakan di lingkungan pemerintahan. Dalam video tutorial yang disampaikan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Cilacap, dijelaskan secara rinci tahapan awal yang harus dilakukan admin OPD, mulai dari membuat unit kerja, jabatan, hingga pengguna (user) di aplikasi SRIKANDI.
Aplikasi SRIKANDI atau Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi merupakan platform yang digunakan untuk mendukung tata kelola administrasi pemerintahan berbasis elektronik. Pada tutorial tersebut dijelaskan bahwa aplikasi mulai diterapkan secara resmi sejak 18 Januari 2023, sementara video yang disampaikan merupakan bagian dari proses uji coba sekaligus pelatihan bagi para admin OPD.
Melalui Tutorial SRIKANDI, setiap admin OPD diharapkan memahami seluruh tahapan konfigurasi awal agar sistem dapat digunakan oleh seluruh pegawai sesuai struktur organisasi di masing-masing instansi.
Login ke Dashboard Admin SRIKANDI
Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengakses laman SRIKANDI menggunakan akun admin OPD yang telah diberikan. Setelah memasukkan nama pengguna dan kata sandi, admin akan diarahkan ke dashboard utama.
Pada halaman tersebut, pengguna dapat melihat hak akses sebagai admin OPD sekaligus mengelola profil akun, mengganti kata sandi, hingga memantau aktivitas login. Namun, tugas utama admin berada pada menu Administrasi yang menjadi pusat pengelolaan struktur organisasi dalam aplikasi.
Cara Membuat Unit Kerja di SRIKANDI
Tahapan pertama adalah membuat unit kerja.
Admin memilih menu Administrasi, kemudian masuk ke submenu Unit Kerja dan menekan tombol Buat Baru.
Selanjutnya admin diminta menentukan induk organisasi, kemudian mengisi nama unit kerja sesuai struktur yang berlaku di instansi masing-masing. Singkatan unit kerja juga perlu diisi menggunakan kode nomenklatur resmi karena nantinya akan digunakan dalam pengaturan penomoran surat secara otomatis.
Kolom alamat bersifat opsional sehingga dapat dikosongkan. Setelah seluruh data wajib diisi, admin cukup menekan tombol Simpan.
Unit kerja yang telah dibuat dapat diedit melalui ikon pensil apabila sewaktu-waktu diperlukan perubahan. Selain itu, struktur organisasi juga dapat dilihat melalui fitur bagan unit kerja sehingga hubungan antara induk organisasi dan bidang dapat dipahami dengan lebih mudah.
Pembuatan Jabatan Mengikuti Struktur Organisasi
Setelah unit kerja selesai dibuat, tahap berikutnya adalah menambahkan jabatan.
Caranya hampir sama dengan proses sebelumnya, yakni masuk ke menu Administrasi, memilih Jabatan, kemudian klik Buat Baru.
Admin cukup mengisi nama jabatan, misalnya Kepala Bidang, lalu memilih unit kerja yang sesuai sebelum menyimpan data.
Melalui fitur bagan jabatan, seluruh struktur organisasi akan ditampilkan secara visual. Simbol gedung menunjukkan unit kerja, sedangkan simbol orang menandakan posisi jabatan pada unit tersebut sehingga susunan organisasi menjadi lebih mudah dipahami.
Langkah Membuat Pengguna atau User
Tahapan terakhir adalah membuat pengguna yang nantinya akan menggunakan aplikasi SRIKANDI.
Admin memilih menu Administrasi, kemudian Pengguna, lalu menekan tombol Buat Baru.
Pada tahap ini admin harus menentukan hak akses pengguna. Dalam tutorial dijelaskan terdapat beberapa jenis hak akses seperti Admin OPD, Tata Usaha atau Sekretaris, User Unit Kearsipan, hingga Admin SIKS. Untuk sebagian besar pegawai cukup menggunakan hak akses User.
Admin juga diminta memilih unit kerja dan jabatan yang sebelumnya telah dibuat, kemudian mengisi identitas pengguna seperti NIP, nama lengkap, email, username, dan kata sandi.
Tutorial tersebut menyarankan agar username menggunakan nama jabatan, bukan nama pribadi. Tujuannya untuk memudahkan apabila terjadi mutasi pejabat sehingga akun tidak perlu dibuat ulang. Cukup memperbarui identitas pengguna tanpa mengubah username yang sudah digunakan.
Kata sandi minimal terdiri atas delapan karakter dan nantinya dapat diganti sendiri oleh pengguna setelah berhasil masuk ke aplikasi.
Admin OPD Wajib Menyelesaikan Seluruh Struktur Organisasi
Dalam penjelasan tersebut ditegaskan bahwa tugas admin OPD belum selesai hanya dengan membuat satu contoh data.
Admin harus menginput seluruh unit kerja yang ada di instansinya, seluruh jabatan sesuai struktur organisasi, serta seluruh pengguna yang akan memanfaatkan aplikasi SRIKANDI.
Apabila terdapat beberapa pegawai dengan jabatan yang sama dalam satu unit kerja, admin cukup membuat satu jenis jabatan saja. Perbedaan antarpegawai dilakukan melalui akun pengguna yang dibuat secara terpisah.
Dengan mengikuti seluruh tahapan pada Tutorial SRIKANDI, admin OPD diharapkan mampu melakukan konfigurasi awal aplikasi secara benar sehingga implementasi tata naskah dinas elektronik dan pengelolaan arsip digital dapat berjalan lebih efektif, tertata, dan sesuai ketentuan yang berlaku di lingkungan pemerintahan.
Editor : Muhamad Ahsanul Wildan