JAKARTA - DMS MyASN menjadi salah satu fitur yang membantu ASN mengelola arsip kepegawaian secara digital melalui layanan MyASN di ASN Digital.
Kelengkapan dokumen dapat memengaruhi skor arsip digital, sehingga ASN perlu mengecek dokumen yang masih kosong, mengunggah berkas sesuai ketentuan, lalu menunggu validasi admin DMS.
Baca Juga: Perluas Jaringan Kendaraan Listrik, OMOWAY Buka Dealer di Tulungagung
Apa Itu DMS MyASN ?
DMS atau Document Management System merupakan layanan digital untuk mengelola arsip manajemen ASN secara terstruktur dan terpusat. Melalui fitur ini, berbagai dokumen kepegawaian dapat disimpan secara digital sehingga lebih mudah ditemukan ketika dibutuhkan untuk layanan administrasi.
Berdasarkan tutorial tersebut, DMS MyASN juga ditujukan untuk mendukung berbagai kebutuhan layanan ASN, termasuk kenaikan pangkat, perpindahan instansi, pensiun, hingga layanan manajemen kepegawaian lainnya.
Selain mempermudah pencarian dokumen, sistem arsip digital juga dapat menjadi bagian dari upaya mengurangi risiko dokumen fisik rusak atau hilang.
Untuk mengaksesnya, ASN dapat masuk ke ASN Digital, memilih menu Layanan Individu ASN, kemudian membuka MyASN. Pada dashboard akan terlihat menu DMS sekaligus skor arsip digital.
Sembilan Dokumen Menentukan Kelengkapan
Dalam DMS terdapat sejumlah arsip manajemen ASN yang terbagi menjadi arsip utama dan arsip kondisional. Arsip utama mencakup dokumen seperti DRH, dokumen NIP, SK CPNS, SPMT, SK PNS, riwayat pendidikan, kenaikan pangkat, jabatan, dan diklat.
Status kelengkapan kemudian terbagi menjadi beberapa kategori, mulai dari tersedia, terisi, lengkap, hingga sangat lengkap. Semakin banyak dokumen yang telah tersedia dan tervalidasi, semakin tinggi tingkat kelengkapan arsip digital.
Skor DMS juga dibagi ke dalam empat kategori. Skor kurang dari 30 masuk kategori rendah, 30 hingga 55 termasuk cukup, 56 hingga 90 masuk kategori tinggi, sedangkan skor di atas 90 berada dalam kategori sangat tinggi.
Dokumen yang Perlu Disiapkan
Dalam praktiknya, dokumen dengan persentase kelengkapan rendah menjadi bagian yang perlu diperhatikan. Pada tutorial, beberapa dokumen yang dilengkapi antara lain SPMT CPNS, riwayat kenaikan pangkat atau golongan, riwayat jabatan, serta riwayat pendidikan.
Dokumen yang akan diunggah harus dalam format PDF dengan ukuran maksimal 1 MB. Berkas dapat berupa dokumen asli, fotokopi, atau dokumen yang telah dilegalisir sesuai kebutuhan.
Untuk riwayat pendidikan, ASN disarankan menyiapkan ijazah dan transkrip nilai dari jenjang pendidikan yang dimiliki hingga pendidikan terakhir.
Setelah dokumen diunggah, statusnya belum otomatis dianggap final. Berkas akan masuk proses validasi oleh admin DMS. Karena itu, ASN perlu memantau status dokumen secara berkala.
Skor Bisa Meningkat Setelah Validasi
Dalam contoh tutorial, skor awal yang ditampilkan adalah 58,57. Setelah beberapa dokumen dilengkapi dan mendapatkan validasi admin, skor meningkat menjadi 88,75.
Selanjutnya, data riwayat diklat yang sebelumnya bermasalah diperbarui. Data sertifikasi yang tidak lagi memiliki dokumen pendukung dapat dihapus, kemudian sertifikat pelatihan yang masih tersedia dimasukkan melalui menu pembaruan data.
Setelah proses tersebut selesai dan dokumen berhasil dikirim, skor dalam contoh meningkat menjadi 98,75. Dengan demikian, arsip utama telah menunjukkan kelengkapan 100 persen.
Pada arsip kondisional, sejumlah bagian dapat berbeda sesuai riwayat masing-masing ASN. Dokumen seperti angka kredit, penghargaan, SKP, cuti luar negeri, masa kerja, atau pindah instansi dapat muncul sesuai kondisi kepegawaian.
ASN karena itu perlu mengecek DMS MyASN masing-masing dan melengkapi bagian yang masih memiliki persentase rendah. Setelah pengunggahan, proses validasi tetap perlu ditunggu sebelum skor berubah secara penuh.
Baca Juga: Perluas Jaringan Kendaraan Listrik, OMOWAY Buka Dealer di Tulungagung
Editor : Muhamad Ahsanul WildanSumber : Next Tutorial