JAKARTA - Skor DMS MyASN menunjukkan tingkat kelengkapan arsip digital manajemen ASN yang tersimpan dalam sistem.
ASN dapat mengecek persentase setiap dokumen, mengunggah berkas yang belum lengkap, dan menunggu validasi admin untuk meningkatkan kelengkapan arsip kepegawaian secara digital.
Baca Juga: Perluas Jaringan Kendaraan Listrik, OMOWAY Buka Dealer di Tulungagung
Mengenal Skor DMS MyASN
Fitur DMS atau Document Management System tersedia melalui layanan MyASN pada ASN Digital. Sistem ini digunakan untuk mengelola arsip manajemen ASN secara terstruktur dan terpusat.
Keberadaan arsip digital diharapkan membuat dokumen kepegawaian lebih mudah ditemukan ketika ASN membutuhkan layanan administrasi. Dalam tutorial yang menjadi sumber berita ini, DMS juga dikaitkan dengan kebutuhan seperti kenaikan pangkat, pindah instansi, pensiun, serta layanan manajemen ASN lainnya.
ASN dapat membuka fitur tersebut dengan masuk ke ASN Digital, memilih Layanan Individu ASN, kemudian masuk ke MyASN. Pada dashboard terdapat menu DMS yang menampilkan skor arsip digital.
Ada Empat Tingkatan Skor
Skor DMS dalam tutorial dibagi menjadi empat kategori. Skor di bawah 30 masuk kategori rendah. Kemudian skor 30 sampai 55 berada dalam kategori cukup.
Selanjutnya, skor 56 hingga 90 termasuk kategori tinggi. Sementara skor lebih dari 90 masuk kategori sangat tinggi.
Nilai tersebut berkaitan dengan kelengkapan dokumen yang tersedia di dalam sistem. Karena setiap jenis arsip memiliki bobot berbeda, melengkapi dokumen yang persentasenya masih rendah dapat meningkatkan skor setelah dokumen tersebut tervalidasi.
Dalam contoh yang diberikan, skor awal mencapai 58,57 dan berada pada kategori tinggi. Target berikutnya adalah meningkatkan skor hingga lebih dari 90.
Perhatikan Arsip Utama
Ada sembilan jenis arsip yang menjadi perhatian dalam kelengkapan dokumen, yaitu DRH, dokumen NIP, SK CPNS, SPMT, SK PNS, riwayat pendidikan, riwayat kenaikan pangkat, riwayat jabatan, dan riwayat diklat.
Dokumen utama memiliki bobot tersendiri dan terdapat perbedaan perhitungan bagi ASN berstatus PNS dan CPNS. Sementara itu, riwayat pendidikan, kenaikan pangkat, jabatan, pindah instansi, dan diklat juga memiliki bobot dalam perhitungan skor.
Karena itu, ASN sebaiknya tidak hanya melihat skor akhir. Persentase kelengkapan pada setiap bagian juga perlu diperiksa untuk mengetahui dokumen mana yang masih harus dilengkapi.
Cara Mengunggah Dokumen
Dalam praktiknya, dokumen yang belum lengkap dapat diunggah melalui ikon upload pada masing-masing bagian. Berkas yang digunakan dalam tutorial berbentuk PDF dengan ukuran maksimal 1 MB.
Setelah berhasil diunggah, dokumen belum langsung mengubah skor. Status dokumen akan menunjukkan bahwa berkas sedang menunggu validasi admin DMS.
Untuk riwayat pendidikan, ASN disarankan menyiapkan ijazah dan transkrip nilai dari jenjang pendidikan yang dimiliki. Sementara untuk riwayat diklat, data sertifikasi dapat diperbarui melalui menu pembaruan data.
Dalam contoh tutorial, setelah beberapa dokumen divalidasi, skor meningkat dari 58,57 menjadi 88,75. Kemudian setelah data riwayat diklat diperbarui dan sertifikat pelatihan berhasil dikirim, skor kembali meningkat menjadi 98,75.
Cek Arsip Kondisional
Selain arsip utama, terdapat arsip kondisional yang dapat berbeda antara satu ASN dan lainnya. Dalam contoh tersebut, angka kredit dan penghargaan telah mencapai 100 persen.
Sementara beberapa bagian seperti cuti luar negeri, masa kerja, dan pindah instansi masih kosong karena belum pernah ada pengajuan terkait. Bagian SKP tahun 2022 juga masih menunjukkan persentase 75 persen dan perlu dilengkapi.
ASN dapat menjadikan skor DMS MyASN sebagai bahan untuk mengecek kondisi arsip digital masing-masing. Dokumen yang masih kurang dapat dilengkapi, kemudian proses validasinya dipantau secara berkala melalui sistem.
Baca Juga: Perluas Jaringan Kendaraan Listrik, OMOWAY Buka Dealer di Tulungagung
Editor : Muhamad Ahsanul WildanSumber : Next Tutorial