JAKARTA - DMS MyASN menjadi salah satu fitur yang perlu diperhatikan ASN untuk memastikan kelengkapan arsip manajemen kepegawaian secara digital.
Melalui fitur ini, ASN dapat melihat skor arsip digital, mengetahui dokumen yang belum lengkap, mengunggah berkas, hingga memantau proses validasi admin DMS.
Baca Juga: Perluas Jaringan Kendaraan Listrik, OMOWAY Buka Dealer di Tulungagung
Apa Itu DMS MyASN ?
DMS atau Document Management System merupakan layanan digital untuk mengelola arsip manajemen ASN secara terstruktur dan terpusat. Fitur ini dirancang agar dokumen kepegawaian lebih mudah disimpan, ditemukan kembali, serta digunakan dalam berbagai layanan manajemen ASN.
Dalam praktiknya, keberadaan arsip digital dapat membantu ASN ketika mengurus sejumlah layanan seperti kenaikan pangkat, perpindahan instansi, pensiun, dan layanan kepegawaian lainnya. ASN tidak perlu lagi hanya mengandalkan arsip fisik karena dokumen yang telah tersedia secara digital dapat digunakan dalam proses administrasi.
Selain mempercepat layanan, DMS MyASN juga menjadi bagian dari upaya menjaga keamanan arsip. Dokumen digital dapat menjadi mitigasi terhadap risiko arsip fisik yang rusak maupun hilang.
Ada Empat Kategori Kelengkapan Arsip
Pada menu DMS MyASN, terdapat sembilan jenis dokumen yang menjadi bagian dari penilaian arsip manajemen ASN. Dokumen tersebut meliputi DRH, Pertek, SK CPNS, SK PNS, riwayat pendidikan, riwayat kenaikan pangkat, riwayat jabatan, riwayat pindah instansi, serta riwayat diklat.
Kelengkapan arsip kemudian dibagi dalam beberapa kategori. Kategori tersedia menunjukkan arsip utama belum tersedia atau belum lengkap. Kategori terisi berarti dokumen utama sudah tersedia. Sementara kategori lengkap menunjukkan dokumen utama sudah terisi dan sebagian arsip pendukung telah tersedia.
Adapun kategori sangat lengkap menunjukkan seluruh arsip manajemen ASN digital yang dipersyaratkan telah tersedia. Untuk kondisi tertentu seperti CPNS atau ASN yang belum memiliki dokumen pindah instansi, terdapat pengecualian sesuai kondisi kepegawaiannya.
Berapa Skor DMS MyASN?
Setiap jenis dokumen memiliki bobot nilai berbeda. Dokumen utama memiliki bobot keseluruhan 30 poin, sedangkan riwayat pendidikan memiliki bobot 25 poin, riwayat kenaikan pangkat 20 poin, riwayat jabatan 15 poin, riwayat pindah instansi 5 poin, dan riwayat diklat 5 poin.
Skor DMS kemudian terbagi menjadi empat kategori. Skor di bawah 30 masuk kategori rendah. Skor 30 hingga 55 termasuk cukup. Skor 56 hingga 90 masuk kategori tinggi, sedangkan skor di atas 90 berada dalam kategori sangat tinggi.
Dalam contoh tutorial, skor awal sebesar 58,57 atau masuk kategori tinggi. Setelah dokumen yang belum lengkap diunggah dan divalidasi, skor meningkat menjadi 88,75. Setelah data riwayat diklat diperbarui, skor kembali naik menjadi 98,75.
Cara Menaikkan Skor DMS
ASN dapat terlebih dahulu mengecek bagian arsip yang persentasenya masih rendah. Dokumen yang belum tersedia kemudian disiapkan untuk diunggah melalui menu DMS.
Dalam tutorial tersebut, dokumen yang diunggah antara lain SPMT CPNS, riwayat kenaikan pangkat atau golongan, riwayat jabatan, serta riwayat pendidikan. Untuk riwayat pendidikan, ASN disarankan menyiapkan ijazah dan transkrip nilai dari jenjang pendidikan yang dimiliki.
Dokumen yang diunggah harus dalam format PDF dengan ukuran maksimal 1 MB. Setelah proses unggah selesai, dokumen tidak langsung dinyatakan lengkap karena masih harus melalui validasi admin DMS.
Setelah validasi berhasil, persentase kelengkapan dan skor DMS akan diperbarui.
Untuk riwayat diklat atau sertifikasi, data juga dapat diperbarui melalui menu update data. Jika sertifikat lama sudah tidak tersedia, data tertentu dapat disesuaikan terlebih dahulu. Selanjutnya, ASN dapat memasukkan informasi kursus atau pelatihan, institusi penyelenggara, nomor sertifikat, tahun, tanggal pelaksanaan, serta durasi kegiatan.
Setelah dokumen pendukung dikirim dan divalidasi, skor DMS dapat kembali meningkat. Dalam contoh tersebut, skor akhirnya mencapai 98,75 dan masuk kategori sangat tinggi.
ASN juga perlu memeriksa bagian arsip kondisional. Beberapa dokumen mungkin belum terisi karena memang belum pernah dimiliki atau diajukan, sedangkan dokumen lain seperti SKP pada tahun tertentu dapat dilengkapi jika masih memiliki persentase di bawah 100 persen.
Karena itu, ASN disarankan mengecek skor DMS MyASN secara berkala, melengkapi dokumen yang masih kurang, kemudian memantau proses validasi admin hingga data diperbarui.
Baca Juga: Perluas Jaringan Kendaraan Listrik, OMOWAY Buka Dealer di Tulungagung
Editor : Muhamad Ahsanul WildanSumber : Next Tutorial