JAKARTA - Skor arsip digital MyASN menjadi bagian yang perlu diperhatikan aparatur sipil negara (ASN), khususnya pegawai negeri sipil (PNS), setelah penerapan Document Management System (DMS) untuk pengelolaan arsip kepegawaian.
Melalui sistem ini, PNS dapat mengecek kelengkapan dokumen, mengunggah arsip yang belum tersedia, serta memantau proses validasi secara digital.
Informasi tersebut disampaikan Bidang Data Informasi dan Pembinaan Aparatur BKPSDM Kabupaten Pandeglang melalui panduan penggunaan MyASN. Sistem DMS digambarkan sebagai “lemari digital” yang berfungsi menyimpan, mengatur, melacak, dan mengontrol akses dokumen kepegawaian secara terpusat.
Penerapan DMS tersebut mengacu pada Surat Edaran Kepala BKN Nomor 11 Tahun 2025 tentang Perlindungan dan Pemanfaatan Arsip ASN melalui Document Management System.
Baca Juga: Perluas Jaringan Kendaraan Listrik, OMOWAY Buka Dealer di Tulungagung
Cara Mengecek Skor Arsip Digital MyASN
Untuk melihat skor arsip, PNS terlebih dahulu masuk ke ASN Digital dan memilih aplikasi MyASN. Setelah masuk, pengguna dapat membuka menu DMS atau skor arsip digital.
Di dalamnya terdapat dua kelompok arsip, yakni arsip utama dan arsip kondisional. Arsip utama mencakup sejumlah dokumen penting seperti SK CPNS, SK PNS, daftar riwayat hidup (DRH), riwayat kepangkatan, riwayat jabatan, riwayat pendidikan, riwayat diklat, serta dokumen terkait lainnya.
Sementara itu, arsip kondisional bergantung pada riwayat dan kondisi masing-masing PNS. Di antaranya dapat berupa dokumen angka kredit, cuti di luar tanggungan negara, peninjauan masa kerja, penghargaan Satyalancana Karya Satya, perpindahan instansi, dan SKP.
Jika tidak memiliki arsip kondisional, bobot arsip utama dapat menjadi 100 persen ketika seluruh dokumen utama telah terpenuhi. Namun, jika memiliki arsip kondisional, bobot arsip utama menjadi 90 persen dan arsip kondisional 10 persen.
Dokumen yang Belum Lengkap Bisa Diunggah Ulang
Dokumen yang belum tersedia ditandai dengan status belum terpenuhi. Pengguna kemudian dapat memilih tombol upload dan memasukkan dokumen dalam format PDF dengan ukuran maksimal 1 MB.
Dokumen yang sudah terunggah juga masih dapat diperbarui. PNS dianjurkan menggunakan hasil pemindaian dokumen asli apabila tersedia. Jika dokumen asli tidak ditemukan, salinan yang telah dilegalisasi dapat digunakan sesuai kebutuhan dokumen.
Untuk riwayat pendidikan, pengguna diminta mengunggah ijazah sekaligus transkrip nilai dalam satu file. Sementara untuk DRH, apabila dokumen lama tidak ditemukan, pengguna dapat mencetak profil melalui sistem dan menggunakannya sebagai dokumen pendukung pada bagian DRH.
Salah satu dokumen yang sering keliru adalah SPMT CPNS. Dokumen ini berbeda dengan SK CPNS karena merupakan Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas ketika seorang CPNS pertama kali menjalankan tugas di unit kerjanya.
Berapa Skor yang Dinilai Lengkap?
Dalam panduan tersebut, skor di bawah 30 masuk kategori kurang lengkap. Skor 30 hingga 55,5 dikategorikan cukup lengkap, sedangkan 55,6 hingga 90 termasuk lengkap. Adapun skor di atas 90 dikategorikan sangat lengkap.
Setelah dokumen diunggah, arsip tidak langsung menambah skor. Dokumen terlebih dahulu menunggu validasi admin DMS dari BKPSDM. Proses validasi dapat membutuhkan waktu sekitar 1 x 24 jam.
Jika dokumen disetujui, skor arsip akan bertambah. Sebaliknya, jika ditolak, pengguna dapat melihat catatan validator dan melakukan upload ulang sesuai kekurangan yang ditemukan.
Pada tahap awal, pemenuhan skor arsip digital ini ditujukan bagi PNS. Kelengkapan arsip diharapkan dapat mempermudah pelayanan kepegawaian karena dokumen tersimpan secara digital dan dapat diakses kembali ketika diperlukan.
Baca Juga: Perluas Jaringan Kendaraan Listrik, OMOWAY Buka Dealer di Tulungagung
Editor : Muhamad Ahsanul WildanSumber : BKPSDM Kabupaten Pandeglang