JAKARTA - Arsip PNS di MyASN kini perlu diperiksa secara berkala karena kelengkapan dokumen dalam Document Management System (DMS) berpengaruh terhadap skor arsip digital.
PNS dapat mengecek status dokumen melalui MyASN, kemudian melengkapi arsip yang masih berstatus belum terpenuhi agar data kepegawaian tersimpan secara digital dan lebih mudah diakses.
Panduan mengenai pemenuhan arsip digital tersebut disampaikan BKPSDM Kabupaten Pandeglang. Sistem DMS merupakan sarana pengelolaan arsip ASN secara terstruktur dan terpusat, yang dapat digunakan untuk menyimpan, mengatur, melacak, sekaligus mengontrol akses dokumen.
Kebijakan tersebut berkaitan dengan Surat Edaran Kepala BKN Nomor 11 Tahun 2025 tentang Perlindungan dan Pemanfaatan Arsip ASN melalui Document Management System.
Baca Juga: Perluas Jaringan Kendaraan Listrik, OMOWAY Buka Dealer di Tulungagung
Sembilan Kelompok Arsip Utama
Dalam sistem DMS, arsip ASN dibagi menjadi arsip utama dan arsip kondisional. Arsip utama menjadi dokumen dasar yang perlu diperhatikan setiap PNS.
Beberapa dokumen yang termasuk arsip utama antara lain SK CPNS, dokumen terkait NIP dan Pertek NIP, riwayat diklat atau kursus, daftar riwayat hidup, riwayat golongan atau kepangkatan, riwayat jabatan, riwayat pendidikan, SK PNS, serta SPMT CPNS.
PNS yang mendapati dokumen masih berstatus belum terpenuhi dapat menggunakan tombol upload. File yang diunggah harus berbentuk PDF dengan ukuran maksimal 1 MB.
Dokumen lama yang sudah terunggah juga dapat diperbarui. Jika sebelumnya menggunakan salinan biasa, PNS dapat menggantinya dengan hasil pemindaian dokumen asli apabila tersedia.
Perhatikan DRH, Pendidikan dan SPMT CPNS
DRH atau daftar riwayat hidup menjadi salah satu dokumen yang perlu dilengkapi. Jika DRH ketika mendaftar CPNS sudah sulit ditemukan, pengguna dapat mencetak profil dari sistem untuk digunakan sebagai dokumen pada bagian tersebut.
Untuk riwayat pendidikan, dokumen yang diunggah tidak hanya ijazah. PNS juga diminta menyertakan transkrip nilai. Keduanya dapat digabungkan menjadi satu file PDF, dengan ijazah dan transkrip nilai berada dalam dokumen yang sama.
Sementara itu, SPMT CPNS tidak sama dengan SK CPNS. SPMT merupakan Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas yang berkaitan dengan awal pelaksanaan tugas CPNS di satuan kerja.
Jika SPMT lama hilang setelah dilakukan pencarian, panduan tersebut menyebut dokumen dapat dibuat kembali menggunakan format yang sama dan ditandatangani kepala OPD yang saat ini menaungi PNS tersebut.
Arsip Kondisional Bergantung Riwayat PNS
Selain arsip utama, terdapat arsip kondisional yang hanya berlaku bagi PNS tertentu. Dokumen tersebut dapat mencakup angka kredit bagi pejabat fungsional, dokumen cuti di luar tanggungan negara, peninjauan masa kerja, penghargaan Satyalancana Karya Satya, perpindahan instansi, serta SKP.
Untuk SKP, dokumen yang diminta dalam panduan tersebut adalah SKP tahun 2022 yang telah ditandatangani atasan sebagai pejabat penilai kinerja. Sementara SKP tahun 2023 hingga 2025 disebut sudah otomatis tercentang dalam sistem.
Dokumen Harus Menunggu Validasi
Setelah dokumen berhasil diunggah, status tidak langsung berubah menjadi lengkap. Arsip akan masuk tahap validasi oleh admin DMS. PNS perlu menunggu proses pemeriksaan yang dalam panduan disebut dapat berlangsung sekitar 1 x 24 jam.
Jika disetujui, skor arsip akan bertambah. Jika ditolak, sistem akan memberikan keterangan mengenai kekurangan dokumen sehingga PNS dapat melakukan perbaikan dan mengunggah kembali berkas tersebut.
Kategori skor juga dibagi menjadi beberapa tingkatan. Skor di bawah 30 tergolong kurang lengkap, 30 hingga 55,5 cukup lengkap, 55,6 hingga 90 lengkap, dan lebih dari 90 sangat lengkap.
Dengan memeriksa arsip secara berkala, PNS dapat memastikan dokumen kepegawaiannya tersimpan secara digital dan siap digunakan ketika diperlukan.
Baca Juga: Perluas Jaringan Kendaraan Listrik, OMOWAY Buka Dealer di Tulungagung
Editor : Muhamad Ahsanul WildanSumber : BKPSDM Kabupaten Pandeglang