RADAR TULUNGAGUNG – Pengelolaan data Aparatur Sipil Negara (ASN) menjadi salah satu perhatian Pemerintah Kabupaten Tulungagung dalam mendukung peningkatan kualitas layanan kepegawaian. Melalui Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia (BKPSDM), Pemkab Tulungagung meluncurkan inovasi GAYATRI (Gerakan Akurasi dan Yakinkan ASN Tertib, Responsif dan Interkoneksi).
Launching GAYATRI dilaksanakan Kepala BKPSDM Kabupaten Tulungagung Soeroto, S.Sos., M.M., Rabu (19/8), di Ruang Rapat Kantor BKPSDM Kabupaten Tulungagung. Kegiatan tersebut dilanjutkan Kamis (20/8) di Ruang Rapat Prajamukti Setda Kabupaten Tulungagung.
Peluncuran inovasi GAYATRI sekaligus dirangkai dengan Kampanye ASN Sadar Data, Sosialisasi Document Management System (DMS), serta peningkatan kualitas data ASN di lingkungan Pemerintah Kabupaten Tulungagung.
Melalui kegiatan tersebut, BKPSDM mengajak seluruh ASN untuk bersama-sama meningkatkan kualitas data mandiri. Data yang akurat, lengkap dan mutakhir dinilai menjadi bagian penting dalam mendukung kelancaran berbagai layanan kepegawaian.
Kepala BKPSDM Kabupaten Tulungagung Soeroto dalam sambutannya mengatakan, data kepegawaian merupakan fondasi utama dalam pengelolaan manajemen ASN. Berbagai kebijakan dan layanan kepegawaian, mulai dari perencanaan kebutuhan pegawai, kenaikan pangkat, mutasi, pemberian tunjangan hingga penetapan pensiun, sangat bergantung pada data yang tersimpan dalam sistem.
“Data kepegawaian adalah fondasi utama dalam pengelolaan manajemen Aparatur Sipil Negara. Setiap kebijakan, mulai dari perencanaan kebutuhan pegawai, kenaikan pangkat, mutasi, pemberian tunjangan, hingga penetapan pensiun, seluruhnya bersandar pada data,” ujarnya.
Karena itu, ketelitian dalam menginput dan memverifikasi data tidak hanya menjadi pekerjaan administratif. Lebih dari itu, kualitas data menjadi bagian dari tanggung jawab bersama dalam mendukung tata kelola pemerintahan yang baik.
Saat ini, kualitas data kepegawaian di setiap instansi juga diukur secara berkala oleh Badan Kepegawaian Negara (BKN) melalui Indeks Kualitas Data (IKADA). Indeks tersebut menjadi salah satu gambaran mengenai akurasi, kelengkapan dan kemutakhiran data ASN.
Selain mendorong akurasi data, BKPSDM Tulungagung juga menekankan pentingnya kelengkapan dokumen kepegawaian melalui Document Management System (DMS).
Hal tersebut sejalan dengan Surat Edaran Kepala BKN Nomor 11 Tahun 2025 tentang Perlindungan dan Pemanfaatan Arsip Aparatur Sipil Negara melalui Document Management System. Melalui kebijakan tersebut, pengelolaan arsip kepegawaian diarahkan dilakukan secara digital melalui DMS pada Portal ASN Digital maupun MyASN.
Dokumen seperti SK pengangkatan, ijazah, SK pangkat terakhir dan berbagai dokumen pendukung lainnya perlu dipastikan tersimpan secara lengkap dan terverifikasi.
Kelengkapan dokumen digital tersebut penting karena berkaitan dengan berbagai layanan kepegawaian. Jika dokumen tidak lengkap atau tidak terunggah dengan baik, proses seperti kenaikan pangkat, mutasi, penetapan pensiun hingga pemberian tunjangan dapat mengalami kendala.
“Apabila dokumen tidak lengkap atau tidak terunggah dengan baik, maka proses layanan kepegawaian seperti kenaikan pangkat, mutasi, penetapan pensiun, hingga pemberian tunjangan dapat tertunda, bahkan tertolak oleh sistem,” jelas Soeroto.
Ketidaksesuaian maupun ketidaklengkapan data juga berpotensi menyulitkan proses verifikasi serta menjadi perhatian dalam pengawasan dan pemeriksaan. Di sisi lain, data dan arsip yang tertib akan membantu mempercepat pelayanan kepegawaian.
Melalui GAYATRI, BKPSDM juga mendorong perubahan pola pikir ASN dalam mengelola data kepegawaian. ASN diharapkan tidak sepenuhnya bergantung kepada operator, tetapi ikut aktif memeriksa, melengkapi dan memperbarui data serta dokumen masing-masing.
Langkah tersebut sekaligus menjadi bagian dari upaya menjaga keamanan dan kerahasiaan data kepegawaian. Terlebih, digitalisasi birokrasi kini menjadi bagian penting dalam peningkatan kualitas tata kelola pemerintahan.
“Sudah menjadi kewajiban setiap ASN untuk terbiasa mengelola sendiri data dan dokumennya, tidak semata-mata bergantung pada operator, agar keamanan dan kerahasiaan data kepegawaian tetap terjaga dengan baik,” kata Soeroto.
Dia berharap inovasi GAYATRI dapat menjadi gerakan bersama untuk meningkatkan kualitas pengelolaan data ASN di Kabupaten Tulungagung. Dengan data yang akurat dan dokumen yang lengkap, layanan kepegawaian diharapkan berjalan lebih cepat, efektif, efisien dan akuntabel.
“GAYATRI ini merupakan wujud kerja keras kami untuk memberikan solusi yang terbaik dan nyata bagi masyarakat,” pungkasnya.
Ke depan, kesadaran ASN terhadap pentingnya data diharapkan menjadi bagian dari budaya kerja. Sebab, data yang tertib tidak hanya memudahkan proses administrasi, tetapi juga mendukung kelancaran karier ASN sekaligus memperkuat kualitas pelayanan Pemerintah Kabupaten Tulungagung.
Editor : Sandy Sri Yuwana